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[なっ解く]ビジネスメール 返信は早めに、簡潔に

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返信メールの例。日時や場所を確認するには、相手の文を部分引用すると分かりやすい

 電子メールで連絡を取り合うことが、仕事では欠かせない。フェイスブックなどのソーシャル・ネットワーキング・サービス(SNS)を利用するケースも増えた。

 ただ、届いた連絡にいつ、どのように返信するかは、意外と悩ましいもの。心がけたいポイントをまとめた。

 一般社団法人、日本ビジネスメール協会が8月に発表した「ビジネスメール実態調査」によると、過去1年間に仕事のメールで不快な気持ちになったことのある人は、51%とほぼ半数。理由(複数回答)としては、「文章が曖昧」などメールの内容に関するものが上位を占めたが、「返信が遅い」こと自体を不快に感じる人も17%と目立った。

 同協会の直井章子さんは、「丸1日たっても返事が来ないと、不快、不安に感じがち。せっかくのビジネスチャンスをフイにしかねません」と指摘する。すぐには結論を示せない場合でも、メールを受け取ったことと回答できそうな時期を記して、なるべく早く返信すべきだという。

 仕事での返信メールは、本文の最初に相手の名前と会社名を記入し、数行空けて「お世話になります。○○の△△です」などと自分の会社名と名前を記す。互いの肩書は省いても構わない。「かしこまった時候のあいさつは不要です。曖昧な表現は避け、簡潔にまとめましょう。文面が冷たいと思うなら、本題に入る前に『まだまだ暑いですね』などと一言添えると和らぎます」と直井さん。

 受け取ったメールの文章を全文引用して返信するか、部分的に引用するかは、相手や状況による。一般的には、交渉ごとなど、やりとりの経緯をまとめて残す必要があれば全文引用、ポイントを簡潔に記すだけでよいなら、部分引用の方が分かりやすい。

 最初の返信メールは、件名を変更せず、「Re:(元の件名)」の形にする。返信メールであることが一目瞭然だからだ。やりとりを重ねるうちに内容が変わったら、件名も変更する。

 受け取ったメールのCC欄(当事者以外の送信先)に名前があれば、「全員に返信」ボタンを押して、その人とも内容を共有する。本文にも相手の名前の後に(CC:○○様)などと記すとよい。

 メールを受け取ったことを伝えるためだけに、返信のやりとりをいつまでも続けるのは好ましくない。直井さんによると、AさんがBさんに送る場合、〈1〉送信(A→B)〈2〉返信(B→A)〈3〉返信の確認(A→B)――の3通で完了させるのが基本だ。

 最近では、メールの代わりにSNSで連絡をとりあう機会も増えた。SNSに詳しい経営コンサルタントの西村淳さんは「SNSの場合、設定によっては自分と相手以外にも情報が見えてしまう可能性もあります。事前に互いの設定を確認しましょう」と話す。

 作業チームなどのグループ全員に、一度に情報を伝えやすいのもSNSの特徴だが、「自分あてのメッセージにいちいち返信すると、そのたびに全員に通知され、かえって煩わしい面も。メールのようなこまめな返信はいりません」と西村さんは助言する。

■ビジネスメールの返信のポイント

 ・受け取ったらなるべく早く返信を。丸1日以上相手を待たせない

 ・重要なメールは返信した後、電話でも受け取ったことを相手に伝える

 ・打ち合わせ場所や日時などを伝えるだけなら、部分引用の方が分かりやすい

 ・SNSは、メッセージを確認すると相手に「既読」が通知される。必要がなければ返信しなくともよい

  (直井さん、西村さんの話をもとに作成)

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